業務の効率化に最適な「Google Workspace」とは?

「Google Workspace」をご存知ですか?

Google WorkspaceとはGメールやGoogleドキュメント、スプレッドシートなど、Googleのサービスを会社で使用する際、もっと便利に、もっと安全に使える「グループウェアツール」です。

弊社でもすでに使っていますが、とっても便利なサービスなのでご紹介しますね。

グループウェアツールとは?

グループウェアとは会社などの組織で情報の共有や管理を行う際、スムーズに進めるための便利なツールで、グループメンバーのスケジュール共有、資料の共有など、メンバー同士でさまざまな情報共有が出来ます。

Googleが提供しているグループウェアツールが「Google Workspace」です。

Google Workspaceで出来ること

Google Workspaceの主な機能は以下の通りです。

Gmail…複数の端末からアクセスできるウェブメール

カレンダー…自分の予定だけではなく他のユーザーとスケジュールを共有できるウェブカレンダー

スプレッドシート…Googleが提供している表計算ソフト

ドライブ…複数の端末からアクセスできるファイル保管サービス

Googleフォト…写真、動画用のクラウドストレージサービス

ドキュメント…クラウドで管理できる文章作成ツール

スライド…クラウドで管理できるプレゼンテーションソフト

Googleサイト…Webサイトを作成できるツール

GoogleMeet…ビデオ会議アプリケーション

Googleフォーム…フォーム作成ツール

以上の機能は無料でも使用出来ますが、Google Workspaceを使うとメンバーの利用を管理出来るため、アクセス権限を設定して情報漏洩を防ぐことが可能です。

また、グループメンバーで情報の共有ができるので業務効率がぐんと上がります。

事例

社内のコミュニケーションツールをまとめられる

社員が使っているカレンダーやメールソフト、ファイル保管サービスなどにバラつきがあると、社内の情報の共有や伝達がスムーズに行えません。

Google Workspaceはカレンダーが共有できるため、社内の予定が把握しやすくなり、見落としや勘違いなどのミスを防げます。

また、Googleドライブに保存しているファイルは複数人で共有できます。

ドライブを使うことでUSBなどを用いてデータの移動をしていた手間が省けて便利です。

メールアドレスは一人に一つずつ付与され、PCに詳しくなくても比較的簡単に行うことができます。

リモート会議

従来の電話会議システムでは参加者スケジュールの確認や個別メールの作成・送信が必要でしたが、Google Workspaceなら仕事に必要な機能がひとつにまとめられていて、メールやカレンダー、資料の作成・共有が可能。

ビデオ会議やチャットなどのコミュニケーションツールもまとめられています。

会議中に画面共有が出来て、それぞれが作成した資料をまとめるのも簡単なので、スムーズに会議を進められます。

会議の準備はカレンダー機能を使います。

①カレンダーに会議の予定を入れて参加者を登録

②Google Meetを設定して会議で共有する資料を選んでおく

③参加者全員に会議開催の通知メールが届く

④あらかじめ選んでおいた資料を共有して会議が進められる

※zoomなど他のシステムを使わなくてもGoogle Meetを使えばビデオ会議が出来ます

※会議中にひとつの資料を複数人で共同編集することが出来ます

社内共有サイトの作成

Googleサイトを使用

ワークスペースに点在している資料などをあちこち移動しないで見られるため、情報をひとつにまとめたい時に使いたいサービスです。

Googleサイトのメリット

・スプレッドシートで作ったグラフをサイト内で簡単に配置出来る

・Googleマップ、カレンダー、スライドで作成した資料も配置出来る

・外部リンクも追加可能

※ホームページを作成したことがなくても簡単な操作で出来上がるので、初めての社内ポータルサイト作りに最適です

使用料

Business Starter…748円(1ユーザーあたり/月額・税込)

100人までビデオ会議参加可能

1ユーザーあたり30GBのクラウドストレージ

Business Standard…1,496円(1ユーザーあたり/月額・税込)

150人までビデオ会議参加可能

1ユーザーあたり2TBのクラウドストレージ

Business Plus…2,244円(1ユーザーあたり/月額・税込)

250人までビデオ会議参加可能

1ユーザーあたり5TBのクラウドストレージ

Enterprise…ask

中小企業の場合1ユーザーあたり30GBあれば当面は十分に使えるため、スタータープランから始めることをおすすめします。

いかがでしたか?
さまざまな機能が集約された「Google Workspace」を導入してみたいけど、設定する自信が無い、時間が無いなどの場合は、弊社で導入のお手伝いもできます。

ぜひお気軽にご相談ください!