かんたんメール共有ツール「メールワイズ」とは?

グループメーラー「メールワイズ」のzoomセミナーを先日受けました!

弊社でもすでに使っていますが、とっても便利なツールなのでご紹介しますね。

メールワイズとは?

メールワイズはサイボウズ株式会社(東京都のソフトウェア開発会社)が開発した、社内や組織に届く共通アドレス宛てのメールを、複数人で共有できるシステムです。

処理すべきメールが何か、誰が担当しているのか、ひと目見れば分かるので、二重対応や対応漏れを解消することができるグループメーラーなのです。

メールワイズを導入すれば、従来のメール対応の不満が解消されそうですよね。

どんな機能があるの?

メールワイズでは、メールに「担当者」「確認者」「状況」を設定することができます。

・担当者…メールを担当して最後まで処理をする人。メールに担当者を設定すれば、そのメールを誰が担当しているかが一目でわかります。

・確認者…メールを一時的に処理する人です。届いているメールの内容を確認者がチェックをして、そのあと他のユーザーに依頼したい時などに利用します。またメールを新規作成する場合、担当者が作成したメールを確認者が内容をチェックした後に送信することができます。

・状況…メールに処理状況(未処理、処理中、処理済み)を設定すると、どのメールが未対応で、どのメールが処理中かなど、一目で状況がわかります。

これらの機能を使うとメールの二重送信や取りこぼしなどのミスが減らせそうです。

その他にも、メールに対してコメントを付けられたり、メール対応の緊急度、指定日時が来ても処理できていないメールには警告が出る機能もあります。

基本の機能以外は?

メールワイズには便利な機能がまだまだあります。

・アドレス帳…メール本文の「顧客を登録」ボタンから簡単にアドレス帳を登録できます。アドレス帳を登録しておくと、顧客さまとのメールのやりとりがひと目で確認できるので便利です。そしてメールだけではなく、電話した内容や訪問履歴なども残していくことが可能なので、担当者が不在の時でもスムーズな対応ができます。

・メール項目…メールにフラグのようなラベル(見積もり、クレーム、注文など)を付けられるため、フォルダとメール項目の情報をあわせて一括設定集計が可能です。また集計レポートからどの問い合わせがいちばん多かったのか、件数の確認もできます。

・メールテンプレート…よく使う返答文はテンプレートとして登録できます。顧客名や返信の担当者名も自動で挿入できるから、メール返信の効率アップにつながります。品質の高いメール文面をテンプレートに残しておけば、メール対応のばらつきをなくせそうです。

・予約語機能…予約語(担当者や現在の日付など)を自動挿入できる機能で、テンプレートを作る時に使用します。会社名や顧客名などはアドレス帳と一緒に使うことでさらに便利に使えます。

・一斉送信…アドレス帳に登録してあるお客様やCSVファイルからメールの一斉送信ができます。「CC」を「BCC」で送信するようなミスを防ぐためにもぜひ使いたい機能です。

いかがでしたか?

メールワイズってとても便利ですよね。

気になる導入費用は、1ユーザー月額500円〜(3人で使用するなら月額1500円〜)です。

グループでのメール対応にお困りなら、導入をいちど検討されてみてはいかがでしょうか。

メールワイズを導入したいけど設定する自信が無い、時間が無いなどの場合は、弊社で導入のお手伝いもできます。

ぜひお気軽にご相談ください!